05.11.2008

Автоматизация – это мобильность плюс надёжность

  Одним из условий конкурентоспособности вуза на рынке образовательных услуг может по праву считаться автоматизация всех протекающих в нём процессов. В первую очередь, как показывает опыт, её реализация обусловлена необходимостью качественного выполнения конкретных производственных задач в максимально короткие сроки.

В рамках ИОП в БелГУ разрабатывается и внедряется автоматизированная информационная система управления вузом. За автоматизацию всех процессов, начиная с ведения учебного плана и заканчивая расчётом заработных плат и стипендий, отвечают сотрудники отдела автоматизированных систем управления информатизации БелГУ. Начальник отдела Т.Ф. Кожевникова отмечает, что подобные работы в крупных организациях обычно выполняются силами специалистов с большим профессиональным стажем. В БелГУ ответственную деятельность выполняют в большинстве своём выпускники вуза, стараниями которых уже в 37 структурных подразделениях БелГУ автоматизировано 170 рабочих мест, из них 77 – в Научной Библиотеке БелГУ.

Автоматизация библиотечной информационной системы обеспечивает комплектование литературы, создание и ведение электронного каталога, систематизацию библиотечного фонда, обработку поступающих изданий, обслуживание читателей… Плюсы автоматизации библиотечных процессов налицо. Так, процесс ожидания своей очереди на получение учебной литературы сократился за счет того, что на имя каждого студента заводят электронный читательский билет.

В числе первых автоматизированных в БелГУ секторов стало управление бухучёта и финансового контроля. Сегодня бухгалтерский учёт и расчет стипендии ведётся посредством программного комплекса «АиТ: Зарплата» и автоматизированной системы «Парус».

Автоматизация ускорит весь учебный процесс. Специалисты БелГУ внедряют систему «Аудиторный фонд», которая базируется на данных уже разработанного расписания учебных занятий на всех факультетах вуза. Она позволит выявить, какие аудитории свободны в конкретный момент времени. Таким образом, решение вопроса о поиске места для организации занятия не займёт более десяти минут, отведённых на перемену.

Система автоматизации пока еще на стадии внедрения, а результаты её «адаптирования» в Белгородском госуниверситете реально ощутимы как студентами, так и сотрудниками. Преподаватели и студенты вуза рады, что информацию о судьбе их заявления о командировании на конференцию они получают значительно быстрее, чем раньше. Каждый документ регистрируется в университетской базе данных, что позволяет найти его за несколько секунд. Начальник управления делами В.В. Васильева отмечает: «Формируемая система автоматизации достаточно упрощает процесс ведения документооборота. Благодаря ей облегчается поиск требуемого документа. Программа указывает, у кого из исполнителей он находится в данный момент». По данным Валентины Васильевны, в управлении делами за период с 1 января по 1 ноября посредством автоматизации обработано 24500 документов. Как из этой кипы бумаг мгновенно отыскать необходимую? Без автоматизации на это уйдет как минимум день, а с ней – не более минуты.

Любая система априори предполагает порядок действий в их взаимосвязи. Поэтому, по словам сотрудников отдела автоматизированных систем управления информатизации БелГУ, система автоматизации в вузе будет эффективна только при условии ответственного подхода к выполнению своих задач абсолютно каждого её участника.

Шатохина Светлана